تقنية المعلومات والعمليات
يمنح Document Ocean 360 فرق تقنية المعلومات والعمليات نظامًا منظمًا لإدارة السياسات وإجراءات التشغيل القياسية (SOP) والإجراءات ووثائق الامتثال، مع التحكم في الإصدارات وسير عمل الاعتماد وسجل تدقيق كامل منذ اليوم الأول.
إدارة وثائق تقنية المعلومات هي التعامل المضبوط مع الوثائق التي تحكم عمل قسم تقنية المعلومات وأنظمته: السياسات، وإجراءات التشغيل القياسية، والإجراءات، وخطط الاستجابة للحوادث، وسجلات إدارة التغيير، وعقود الموردين. وتشمل من يمكنه إنشاء كل وثيقة وتعديلها، وكيف يُراجَع الإصدار ويُعتمد، ومن يمكنه فتح النسخة الحالية، وكيف يُسجَّل كل إجراء عليها.
المجلد المشترك يحفظ السياسة، أما إدارة وثائق تقنية المعلومات فتحدد أي نسخة هي المعتمدة، ومن اعتمدها، وما الذي جرى عليها قبل ذلك وبعده.
تدخل السياسة أو الإجراء أو وثيقة الامتثال إلى النظام المضبوط.
تصل التحديثات كنسخة جديدة بدل الكتابة فوق النسخة الحالية.
تُوجَّه الوثيقة عبر سلسلة الاعتماد الصحيحة، مثل مدير تقنية المعلومات أو مسؤول أمن المعلومات أو مسؤول الامتثال.
تُتاح النسخة المعتمدة لمن يحتاجها.
تتيح خطوة الإقرار للمستلمين تأكيد اطلاعهم على الوثيقة.
يُسجَّل كل إجراء مما سبق بطابع زمني لا يمكن تعديله.
التحدّي
تدير أقسام تقنية المعلومات مئات الوثائق التي تحمل مخاطر تشغيلية ومخاطر امتثال: سياسات الأمن، وإجراءات الاستجابة للحوادث، وسجلات إدارة التغيير، وعقود الموردين، وإجراءات التشغيل القياسية. وحين تبقى في مجلدات مشتركة أو رسائل بريد دون تاريخ إصدارات أو سجل اعتماد أو سجل تدقيق، تكون هناك مشكلة حوكمة تنتظر الظهور في أول تدقيق.
يوفر Document Ocean 360 نظامًا منظمًا لإدارة وثائق تقنية المعلومات، تُضبط فيه إصدارات كل سياسة وإجراء، وتُعتمد عبر سير عمل رسمي، وتبقى قابلة للتدقيق في أي وقت.
أبرز القدرات
لكل وثيقة تقنية تاريخ إصدارات كامل، والنسخة المعتمدة هي ما يفتحه الجميع.
وعند تغيّر سياسة تبقى النسخة السابقة في السجل بدل أن تختفي، وهذا مهم حين يسأل مدقق أو مراجعة حادث عمّا كانت تنص عليه السياسة في وقت معيّن.
وجّه السياسات الجديدة والمعدّلة عبر سلسلة الاعتماد الصحيحة: مدير تقنية المعلومات، أو مسؤول أمن المعلومات، أو مسؤول الامتثال، أو أي سير عمل مخصص تعتمده مؤسستك.
يُختم كل اعتماد بطابع زمني ويُسجَّل بشكل دائم، فتكون هناك إجابة واضحة عمّن اعتمد السياسة ومتى، بدل البحث في سلسلة بريد.
يُسجَّل الإنشاء والتعديل والاعتماد والتوزيع والإقرار بطوابع زمنية لا يمكن تعديلها.
فيكون لديك سجل جاهز للتدقيق في أي وقت، سواء جاء الطلب من تدقيق SOC 2 أو مراجعة داخلية أو سؤال عن كيفية وصول سياسة إلى حالتها الحالية.
احتفظ بوثائق كل قسم في مشروع خاص به، مع أعضاء وأدوار لكل مشروع، لتعمل أقسام تقنية المعلومات والمالية والموارد البشرية والعمليات في نظام واحد دون أن يرى أي قسم وثائق غيره.
وتحدد الأدوار من يمكنه العرض والرفع والمراجعة والاعتماد، دون إدارة يدوية للصلاحيات لكل ملف.
افتح وثائق تقنية المعلومات من أي جهاز أو موقع.
ويعمل الموظفون عن بُعد وفي الموقع دائمًا على النسخة المعتمدة الحالية، لا على نسخة نزّلها أحدهم قبل آخر تعديل.
لمن هذا
امتلك مجموعة السياسات والإجراءات، ووجّه الوثائق للاعتماد، واجعل النسخة الحالية هي ما يعمل عليه الجميع.
اعتمد وثائق الأمن والامتثال، واستخرج سجلًا جاهزًا للتدقيق حين يتطلبه تدقيق SOC 2 أو مراجعة داخلية.
افتح إجراءات التشغيل والإجراءات الحالية، وأقرّ بالسياسات التي تتطلب توقيعًا.
ابحث عن تحكم في الإصدارات يُبعد الوثائق القديمة عن الاستخدام، وسير عمل اعتماد قابل للتهيئة للسياسات والإجراءات، وسجل تدقيق يغطي الإنشاء والتعديل والاعتماد والتوزيع والإقرار، وصلاحيات قائمة على الأدوار تفصل الوصول حسب القسم، ووصول سحابي للفرق عن بُعد وفي الموقع، وسجلات جاهزة للتدقيق لأطر مثل SOC 2.
يجمع Document Ocean 360 هذه القدرات حول سير عمل مضبوط لإدارة وثائق تقنية المعلومات.
برنامج للتحكم في السياسات وإجراءات التشغيل والإجراءات ووثائق الامتثال التي يعتمد عليها قسم تقنية المعلومات. يتتبّع تاريخ الإصدارات، ويوجّه الوثائق للاعتماد، ويسجّل كل إجراء، لتتمكن المؤسسة من إثبات النسخة التي كانت سارية في أي وقت.
تحتفظ كل وثيقة بتاريخ إصدارات كامل. وعند اعتماد نسخة جديدة تصبح هي الحالية، فتعمل الفرق دائمًا على النسخة المعتمدة بينما تبقى النسخ السابقة في السجل.
سلاسل الاعتماد قابلة للتهيئة، فيمكن توجيه السياسة إلى مدير تقنية المعلومات أو مسؤول أمن المعلومات أو مسؤول الامتثال أو أي تركيبة تعتمدها مؤسستك، ويُختم كل اعتماد بطابع زمني ويُسجَّل بشكل دائم.
نعم. يُسجَّل الإنشاء والتعديل والاعتماد والتوزيع والإقرار بطوابع زمنية لا يمكن تعديلها، ويمكن تصدير السجل، فيكون لديك سجل جاهز للتدقيق متى طُلب.
نعم. يعمل كل قسم في مشروع خاص به بأعضائه وأدواره، فتتشارك أقسام تقنية المعلومات والمالية والموارد البشرية والعمليات نظامًا واحدًا دون أن يرى أي قسم وثائق غيره.
نسخة مجانية · دون بطاقة ائتمان · جميع الميزات متاحة