الإنشاءات
تحكّم في مخططات الإنشاءات ووثائق المشروع من المراجعة إلى الاعتماد والتعديل والإصدار والتسليم النهائي.
Document Ocean 360 نظام EDMS سحابي صُمّم لفرق الإنشاءات. نظّم سجلات المخططات والإصدارات وسير عمل الاعتماد وطلبات الاستيضاح (RFI) والمستندات المقدَّمة للاعتماد (Submittals) والتعليقات التوضيحية وسجلات المشروع والاعتمادات الخارجية في نظام واحد مضبوط.
تُرفع المخططات ويدققها فريقك قبل أن يغادر أي شيء المكتب.
يراجع الاستشاريون ويضيفون تعليقاتهم كمساهمين خارجيين، مع وصول يقتصر على ما يراجعونه.
يعتمد العميل أو يرفض عبر رابط آمن، وتتحدّث حالة سير العمل تلقائيًا.
تُصدَر الوثائق المعتمدة بمذكرة إرسال، ويبقى كل إصدار وكل توقيع في السجل.
التحدّي
يستطيع المجلد المشترك تخزين مخطط، أما التحكم في وثائق الإنشاءات فيحدد أي إصدار هو الحالي، ومن راجعه، ومن اعتمده، وما الذي تغيّر، وأين تقع الوثيقة في سير عمل المشروع.
ودون هذا التنظيم تتكرر المشكلات نفسها في كل مشروع: مخططات قديمة تصل إلى الموقع، وحالة إصدار غير واضحة، ومستندات مقدَّمة للاعتماد تضيع في سلاسل البريد، وسجلات وثائق يصعب تحديثها، وصعوبة إثبات من اعتمد ماذا، وسجلات مشروع مبعثرة عند التسليم.
صُمّم Document Ocean 360 لهذه البيئة، وكل ميزة فيه تقابل سير عمل حقيقيًا للتحكم في وثائق الإنشاءات، من مراجعة المخططات إلى تتبّع المستندات المقدَّمة وحتى التسليم النهائي.
أبرز القدرات
يمكن تصفية سجل الوثائق وتنظيمه حسب نوع الوثيقة، فتُخرج الفرق سجل المخططات دون مغادرة المنصة.
ويمنحك السجل رؤية على مستوى المشروع لمعلومات المخططات دون البحث في المجلدات.
يحمل كل مخطط تاريخ إصدارات كاملًا: النسخ السابقة، والنسخة الحالية المضبوطة، ووصف كل إصدار، وتتبّع الحالة.
وعند اعتماد إصدار جديد يصبح هو النسخة الحالية المضبوطة، وتبقى الإصدارات السابقة في السجل للتتبّع. ويُوسَم المخطط الذي حلّ غيره محله بأنه مُستبدَل، فلا يعتمد أحد على سلاسل البريد لمعرفة المخطط الحالي.
محرك سير عمل واحد يدير إجراءات وثائق الإنشاءات لديك. أنت تحدد من يراجع، ومن يعتمد، وبأي ترتيب.
ويوجّه سير العمل كل مهمة إلى المشارك المعيَّن ويسجّل كل إجراء.
وجّه المستندات المقدَّمة للاعتماد (Submittals) عبر سير العمل متعدد الخطوات نفسه المستخدم للمخططات، وتابع الحالة وتعليقات المراجعين ومواعيد الاستحقاق في سجل التقديمات.
ولأن التقديمات موجودة إلى جانب المخططات وطلبات الاستيضاح ومذكرات الإرسال، يبقى قرار كل منها مرتبطًا بالوثائق التي يمسّها بدل أن يضيع في سلسلة بريد.
راجع المخططات في سياقها بإضافة تعليقات توضيحية أثناء سير العمل.
تبقى التعليقات مرتبطة بالوثيقة قيد المراجعة، فلا تضيع الملاحظات في رسائل منفصلة أو محاضر اجتماعات.
أصدِر المخططات والوثائق المعتمدة كمذكرات إرسال مرقّمة ومؤرّخة عبر سير العمل المضبوط نفسه، وتسجّل كل مذكرة استلام المستلم.
تبقى الوثيقة وإصدارها ومستلموها وحالة اعتمادها وتاريخ سير عملها مترابطة، فيكون لدى فرق الإنشاءات سجل مضبوط لما صدر، وإلى من، ومتى.
تتحكم الأدوار الداخلية في الوصول والإجراءات والمسؤولية في سير العمل، ويحصل المساهمون الخارجيون على الوصول الذي يتطلبه دورهم فقط.
اعمل مع الملاك والعملاء والاستشاريين والمقاولين ومقاولي الباطن دون فتح سجل المشروع كاملًا للجميع.
يُسجَّل الرفع والمراجعات والإصدارات والاعتمادات والرفض وإجراءات سير العمل وحركة الوثائق كلها.
ويمكن تصدير سجل التدقيق عند الحاجة إلى مراجعته أو مشاركته، ليكون لدى فرق المشروع سجل واضح لما حدث، ومتى، ومن قام به.
افتح الوثائق الحالية من الموقع أو المكتب أو بيئة العميل.
وتضمن الصلاحيات القائمة على الأدوار أن يرى المقاولون ومقاولو الباطن وممثلو العميل ما يخصهم تمامًا، ولا شيء غيره.
يتلقى المعتمِدون الخارجيون بريدًا برابط آمن محمي بكلمة مرور، فيفتحون الوثيقة ويعتمدونها أو يرفضونها، ويتحدّث سير العمل تلقائيًا.
يؤكد المستلمون ما استلموه، ويُحفظ التأكيد مع مذكرة الإرسال.
يرى كل طرف خارجي الوثائق التي يشارك فيها، ولا يرى سجل المشروع كاملًا أبدًا.
لمن هذا
أدِر سجل الوثائق كاملًا، وتحكّم في دورات الإصدار، وعالج مذكرات الإرسال، وحافظ على سجل التدقيق من لوحة تحكم واحدة.
اطّلع على حالة الوثائق واختناقات الاعتماد والتقديمات المعلّقة وتاريخ مذكرات الإرسال عبر المشروع كله لحظة بلحظة.
افتح المخططات والمواصفات الحالية، وارفع طلبات الاستيضاح كوثائق مضبوطة، وتابع حالة المراجعة دون ملاحقة الاعتمادات عبر البريد.
ابحث عن سجلات للمخططات والوثائق، وتحكم في الإصدارات والنسخ، ووسم واضح للمخططات المستبدلة، وسير عمل اعتماد قابل للتهيئة، وتتبّع للتقديمات واعتمادها، وتعليقات توضيحية على المخططات، واعتمادات خارجية، وصلاحيات قائمة على الأدوار، وسجل تدقيق، وترقيم وبيانات وصفية قابلة للتهيئة، ووصول سحابي من الموقع والمكتب.
يجمع Document Ocean 360 هذه القدرات حول سير عمل مضبوط لوثائق الإنشاءات.
برنامج لإدارة دورة حياة وثائق المشروع ومخططاته، من الرفع والمراجعة إلى الاعتماد والإصدار والتسليم، مع سجل لكل إجراء. ويوفر Document Ocean 360 السجلات وسير العمل ومذكرات الإرسال والصلاحيات لإدارة هذه العملية في نظام واحد.
بسجل مضبوط يتتبّع كل إصدار. عند اعتماد إصدار جديد يصبح النسخة الحالية المضبوطة، وتبقى الإصدارات السابقة في سجل الوثيقة، ويُوسَم المخطط المستبدل بأنه مُستبدَل، فيعمل الجميع على النسخة الحالية.
نعم. توجَّه التقديمات عبر سير اعتماد متعدد الخطوات قابل للتهيئة، مع تتبّع الحالة وتعليقات المراجعين ومواعيد الاستحقاق في سجل التقديمات، ويُحفظ تاريخ الإصدارات من أول تقديم حتى الاعتماد النهائي.
نعم. تُسجَّل طلبات الاستيضاح كوثائق مضبوطة وتُوجَّه عبر سير مراجعة واعتماد قابل للتهيئة، فتُحدَّد المسؤولية وتُسجَّل القرارات ويبقى سجل الاعتماد مع وثائق المشروع المرتبطة.
نعم. يتلقى المعتمِدون الخارجيون بريدًا برابط آمن وكلمة مرور، فيفتحون الوثيقة ويعتمدونها أو يرفضونها، وتتحدّث حالة سير العمل تلقائيًا دون الحاجة إلى حساب كامل في المشروع.
تُصدَر المخططات والوثائق المعتمدة كمذكرات إرسال مرقّمة ومؤرّخة عبر سير العمل المضبوط نفسه، ويُسجَّل استلام المستلم بشكل دائم، فيبقى تاريخ التوزيع مع الوثيقة بدل أن يتبعثر في البريد.
نسخة مجانية · دون بطاقة ائتمان · جميع الميزات متاحة