وصول المساهم الخارجي
تحكم بدقة في ما يراه المساهمون الخارجيون في Document Ocean 360 — أصدر المستندات واستردها، واعرض اختيارياً حالة سير العمل دون كشف المحتوى.
المساهمون الخارجيون — ممثلو العملاء أو المقاولون من الباطن أو المراجعون من طرف ثالث — يعملون مع عرض مقيَّد بتعمُّد لمشاريعك. يمنح Document Ocean 360 مراقبي المستندات تحكماً دقيقاً في محتوى هذا العرض: أي المستندات الصادرة مرئية، وهل يستطيع المساهمون الخارجيون رؤية حالة سير العمل الخاصة بالمستند.
الإصدارات الرسمية الصادرة فحسب
لا يرى المساهمون الخارجيون إلا الإصدارات الرسمية الصادرة من المستندات. لا يتعرض الرفع الوسيط والمراجعات العمل وما هو قيد المراجعة لهم قط، وهذا مفروض على مستوى الخادم — لا مجرد إخفاء في الواجهة. وتنزيلاتهم مقيَّدة بالملفات المُصدَرة كذلك.
إصدار المستندات واستردادها
يمكن لمراقبي المستندات تبديل رؤية مستند مُصدَر في أي وقت:
الإصدار
عند إصدار مستند للمساهمين الخارجيين، يستطيعون رؤية وتنزيل الإصدار الرسمي من مساحة عملهم.
الاسترداد
استرداد مستند يُخفيه فوراً عن المساهمين الخارجيين — كما في حالة اكتشاف خطأ بعد الإصدار، أو عند وشك مراجعة أحدث على الاستبدال.
إعادة الإصدار
إعادة الإصدار تستعيد الرؤية. يبقى السجل الكامل للإصدار/الاسترداد في سجل التدقيق.
الاسترداد يتعلق بالرؤية لا بالسحب
الاسترداد يُخفي المستند عن المساهمين الخارجيين مستقبلاً. إذا كان مقاول قد نزَّل نسخة منه مسبقاً، اتبع إجراء سحب المستند التعاقدي الخاص بك أيضاً — الاسترداد في النظام لا يحذف الملفات من أجهزتهم.
رؤية حالة سير العمل
بشكل افتراضي، لا يرى المساهمون الخارجيون أي معلومات عن سير العمل على الإطلاق. يمكن للمؤسسات الراغبة في مزيد من الشفافية تفعيل شارة حالة سير العمل كي يرى المساهمون الخارجيون أين يقف المستند — مثلاً قيد المراجعة أو أُعيد للمراجعة — دون رؤية محتوى المستند أو تعليقات المراجعين أو خطوات سير العمل.
- إعداد على مستوى المؤسسة — يضع المدراء الإعداد الافتراضي لجميع المشاريع.
- إعداد على مستوى المشروع — يمكن للمشاريع تجاوز الإعداد الافتراضي للمؤسسة في أي من الاتجاهين.
- عند التفعيل، لا يرى المساهمون الخارجيون إلا شارة الحالة. يبقى سير العمل الأساسي ومشاركوه وسجله غير مرئيين لهم.
لماذا نعرض الحالة للخارجيين؟
عرض شارة حالة بسيطة يقلل رسائل “أين مستندي؟” من العملاء والمقاولين من الباطن، مع إبقاء عملية المراجعة نفسها داخلية بالكامل.