إدارة البيانات الوصفية
تعرّف على حقول البيانات الوصفية القياسية للمستندات، وكيفية تعديلها، وأفضل الممارسات للحفاظ على اتساقها، وأذونات التعديل حسب الدور.
تُعدّ البيانات الوصفية الدقيقة والمتسقة أساس التحكم الفعّال في الوثائق. يوفر Document Ocean 360 مخططاً منظماً للبيانات الوصفية لكل مستند، يجمع بين الحقول القابلة للتعديل من قِبل المستخدم والحقول التي يديرها النظام، لضمان المرونة وإمكانية التتبع معاً.
الدور المطلوب
Contributorتحتاج إلى صلاحية المساهم أو أعلى لتعديل البيانات الوصفية للمستند. يستطيع المُشاهدون رؤية جميع البيانات الوصفية لكن لا يمكنهم تعديلها. بعض الحقول يديرها النظام ولا يمكن لأي دور تعديلها.
حقول البيانات الوصفية القياسية
مخطط البيانات الوصفية للمستند
المعرّف الفريد للمستند، وفق اصطلاح الترقيم المعتمد في المشروع. يديره النظام — يُعيَّن عند الرفع ولا يمكن تغييره لاحقاً.
عنوان وصفي مقروء للمستند. ينبغي أن يعكس بوضوح محتوى المستند ونطاقه. قابل للتعديل من قِبل المساهمين فأعلى.
تصنيف المستند — مخطط، مواصفات، تقرير، جدول بيانات، إجراء، حساب، أو أي نوع مُخصَّص مُهيَّأ في إعدادات المشروع. قابل للتعديل من قِبل المساهمين فأعلى.
التخصص الهندسي الذي ينتمي إليه المستند — مدني، إنشائي، ميكانيكي، كهربائي، أنابيب، أجهزة قياس، أو تخصصات مُخصَّصة. قابل للتعديل من قِبل المساهمين فأعلى.
رمز الإصدار الحالي. يديره النظام — يتحدث تلقائياً عند إنشاء إصدارات جديدة. لا يمكن تعديله مباشرة.
الحالة الحالية لسير العمل (مسودة، قيد المراجعة، معتمد، منتهي الصلاحية). يديره النظام — يتغير فقط من خلال انتقالات سير العمل.
ملاحظات نصية حرة توفر سياقاً إضافياً حول محتوى المستند أو غرضه أو نطاقه. قابل للتعديل من قِبل المساهمين فأعلى.
المستخدم الذي رفع المستند. يديره النظام — يُسجَّل تلقائياً عند الرفع ولا يمكن تغييره.
الطابع الزمني للرفع الأولي. يديره النظام.
الطابع الزمني لأحدث تغيير على أي حقل أو ملف. يديره النظام — يتحدث تلقائياً.
تعديل البيانات الوصفية
فتح صفحة تفاصيل المستند
انتقل إلى المستند في السجل وانقر على رقمه لفتح صفحة التفاصيل.
التبديل إلى تبويب البيانات الوصفية
في الشريط الجانبي الأيمن، اختر تبويب البيانات الوصفية لعرض جميع حقول المستند.
النقر على تعديل
انقر على زر التعديل في أعلى لوحة البيانات الوصفية. تصبح الحقول القابلة للتعديل نشطة — تظل الحقول التي يديرها النظام مقفلة ومتميزة بصرياً.
إجراء تغييراتك
حدِّث الحقول التي تريد تغييرها. الحقول المطلوبة مُشار إليها بعلامة النجمة. الحقول المنسدلة (النوع، التخصص) تسحب من الخيارات المُهيَّأة في المشروع.
حفظ التغييرات
انقر على حفظ لتطبيق تغييراتك. يُسجِّل سجل النشاط كل تعديل مع القيم قبل وبعد التغيير وهوية المعدِّل.
قيود التعديل حسب الحالة
يتوفر تعديل البيانات الوصفية فقط عندما يكون المستند في حالة مسودة. بمجرد اعتماد المستند، تُقفَل بياناته الوصفية للحفاظ على سلامة السجل المعتمد. لتحديث البيانات الوصفية لمستند معتمد، أنشئ أولاً إصداراً جديداً — سيدخل الإصدار الجديد حالة المسودة مما يتيح إجراء التعديلات.
من يمكنه تعديل ماذا
أفضل الممارسات
أفضل ممارسات البيانات الوصفية
كن متسقاً في العناوين. ضع اصطلاح تسمية مبكراً والتزم به — على سبيل المثال، استخدم دائماً الصيغة “التخصص — نوع المستند — المنطقة/النظام — الوصف”. العناوين غير المتسقة تجعل البحث والتصفية غير موثوقين.
استخدم الأوصاف للسياق. حقل الوصف فرصتك لإضافة معلومات لا تتناسب مع الحقول المهيكلة — مراجع أساس التصميم، أو ملاحظات الإحلال، أو توضيحات النطاق.
راجع البيانات الوصفية أثناء الرفع. من الأسهل بكثير إدخال البيانات الوصفية الصحيحة أثناء الرفع الأولي من تصحيحها لاحقاً عبر عشرات المستندات. خذ الدقيقة الإضافية للتحقق من الحقول قبل النقر على رفع.
استغل التعديل المجمّع للتصحيحات. إذا اكتشفت خطأً في البيانات الوصفية يؤثر على مستندات متعددة (مثل تخصص خاطئ)، استخدم ميزة التعديل المجمّع من السجل بدلاً من تعديل المستندات واحداً تلو الآخر.
التعديل المجمّع للبيانات الوصفية
يمكن لمسؤولي المشروع اختيار مستندات متعددة في السجل وتطبيق تغييرات البيانات الوصفية عليها مجمّعةً. يتوفر هذا الخيار من شريط أدوات السجل عند تحديد مستند واحد أو أكثر. تُحدِّث التعديلات المجمّعة الحقول التي تُحددها فقط — تبقى جميع الحقول الأخرى دون تغيير. يُسجَّل كل تعديل مجمّع في سجل نشاط كل مستند متأثر.