إنشاء سير عمل
تعرّف على كيفية إنشاء سير عمل لمراجعة المستندات واعتمادها في Document Ocean 360، وتهيئة المراجِعين والمُعتمِدين، والاختيار بين أوضاع المراجعة المتوازية والمتسلسلة.
/projects/:id/workflows/new تُعدّ مسارات العمل العمود الفقري للتحكم في الوثائق في مشاريع البناء والهندسة. سير العمل هو تسلسل منظَّم من خطوات المراجعة والموافقة التي يجب أن يمر بها المستند قبل قبوله للاستخدام في الموقع، أو إصداره للتنفيذ، أو أرشفته. كل مراسلة، أو رسم ورشة، أو بيان منهجية، أو مخرج تصميمي ينبغي أن يمر بسير عمل رسمي للحفاظ على الامتثال وإمكانية التتبع.
يتيح لك Document Ocean 360 تحديد من يحتاج إلى مراجعة المستند، وبأي ترتيب، وما يحدث عند موافقة أحدهم أو رفضه — كل ذلك مع سجل تدقيق كامل.
من يمكنه إنشاء مسارات العمل؟
Contributorيمكن لأي مستخدم بدور المساهم أو أعلى في مشروع ما بدء سير عمل جديد. يمتلك مسؤولو المشروع قدرات إضافية كإعادة تعيين المراجِعين في منتصف سير العمل أو تجاوز حالة الرفض.
دورة حياة سير العمل
يمر كل سير عمل بسلسلة من الحالات من الإنشاء حتى الاكتمال:
مسودة سير عمل بدأ لكن لم يُقدَّم بعد. لا يزال بإمكانك تعديل جميع الحقول.
Submitted قُدِّم سير العمل وهو بانتظار أن يبدأ المراجِعون عملهم.
قيد المراجعة فتح مراجِع واحد على الأقل المستند والمراجعة جارية فعلياً.
معتمد وافق جميع المراجِعين والمُعتمِدين المطلوبين. المستند جاهز للغرض المقصود.
مرفوض رفض مراجِع واحد أو أكثر المستند. يجب على المنشئ المراجعة وإعادة التقديم.
كيفية إنشاء سير عمل
الانتقال إلى مسارات العمل
افتح مشروعك وانقر على 'مسارات العمل' في شريط التنقل الجانبي، ثم انقر على زر 'سير عمل جديد' في الزاوية العلوية اليمنى.
اختيار المستندات
اختر مستنداً واحداً أو أكثر من سجل مستندات المشروع لتضمينه في سير العمل. يمكنك البحث برقم المستند أو العنوان أو التخصص أو الإصدار.
تعبئة تفاصيل سير العمل
أدخل عنواناً لسير العمل، وحدد تاريخ الاستحقاق، وأضف أي تعليمات خاصة للمراجِعين في حقل الوصف.
إضافة المراجِعين والمُعتمِدين
اختر أعضاء الفريق للعمل مراجِعين ومُعتمِدين. يُقدِّم المراجِعون التغذية الراجعة؛ يمنح المُعتمِدون الموافقة النهائية. يمكنك إضافة عدة أشخاص في كل دور.
اختيار وضع المراجعة
اختر 'متوازي' للسماح لجميع المراجِعين بالعمل في آنٍ واحد، أو 'متسلسل' لفرض ترتيب مراجعة محدد حيث يجب أن ينتهي كل مراجِع قبل إشعار التالي.
إرسال سير العمل
راجع الملخص وانقر على 'إرسال سير العمل'. سيتلقى جميع المراجِعون المعيَّنون إشعاراً بالبريد الإلكتروني وداخل التطبيق.
حقول نموذج سير العمل
نموذج إنشاء سير العمل
اسم وصفي لسير العمل (مثل: 'المخططات الإنشائية الإصدار C — مراجعة العميل'). يظهر في قائمة مسارات العمل وإشعارات البريد الإلكتروني.
مستند واحد أو أكثر من سجل المشروع لتضمينها. سيُرفَق الإصدار الحالي من كل مستند تلقائياً.
أعضاء الفريق المسؤولون عن مراجعة المستندات وتقديم التغذية الراجعة. يمكن للمراجِعين إضافة تعليقات توضيحية والتعليق وتقديم حكمهم.
أعضاء الفريق المخوَّلون بمنح الموافقة النهائية. لا يُصنَّف سير العمل معتمداً إلا بعد موافقة جميع المُعتمِدين.
الموعد النهائي الذي ينبغي إتمام جميع المراجعات والموافقات قبله. تُعلَّم مسارات العمل المتأخرة في لوحة التحكم وتُرسَل إشعارات تذكير.
حقل نصي حر لأي تعليمات خاصة أو معايير مراجعة أو سياق ينبغي على المراجِعين الاطلاع عليه قبل بدء مراجعتهم.
اختر بين متوازي (يعمل جميع المراجِعين في الوقت ذاته) أو متسلسل (يُشعَر المراجِعون واحداً تلو الآخر وفق الترتيب المُهيَّأ).
المراجعة المتوازية مقابل المتسلسلة
اختيار وضع المراجعة المناسب
استخدم المراجعة المتوازية عندما يكون جميع المراجِعين مستقلين ولا يحتاجون إلى رؤية تغذية بعضهم الراجعة قبل إبداء تقييمهم — هذا أسرع ومثالي للمراجعات متعددة التخصصات حيث يتحقق كل تخصص من جوانب مختلفة.
استخدم المراجعة المتسلسلة عندما يُغذِّي مخرج مراجعة واحدة المراجعة التالية — مثلاً عندما يراجع أولاً مهندس مبتدئ، يليه مهندس أقدم، وأخيراً ممثل العميل. يفرض الوضع المتسلسل الترتيب ويضمن اطلاع كل مراجِع على التغذية الراجعة السابقة.
في الوضع المتوازي، يتلقى جميع المراجِعون إشعارهم في الوقت ذاته ويمكنهم تقديم حكمهم بشكل مستقل. لا ينتقل سير العمل إلى مرحلة الموافقة إلا بعد تقديم جميع المراجِعين لحكمهم.
في الوضع المتسلسل، يُشعَر المراجِع الأول في القائمة وحده. بمجرد تقديمه لحكمه، يُشعَر المراجِع التالي، وهكذا. يُتيح هذا للمراجِعين اللاحقين الاطلاع على التعليقات التوضيحية والتعليقات السابقة.
بعد الإرسال
بمجرد إرسال سير العمل، يمكن للمُبادِر مراقبة تقدمه من صفحة تفاصيل سير العمل. ستظهر حالة كل مراجِع في الوقت الفعلي — سواء فتح المستند أو بدأ التعليق التوضيحي أو قدَّم حكمه. إذا كان مراجِع غير متجاوب بعد تاريخ الاستحقاق، يمكن لمسؤول المشروع إعادة تعيين المهمة لشخص آخر.
إشعارات البريد الإلكتروني
تُطلِق كل إجراء في سير العمل إشعاراً بالبريد الإلكتروني للأطراف المعنية — الإرسال، واكتمال المراجعة، والموافقة، والرفض. تأكد من أن أعضاء فريقك لديهم عناوين بريد إلكتروني صالحة مُهيَّأة في ملفاتهم الشخصية.