النسخ والإصدارات
افهم الفرق بين النسخ والإصدارات، وكيفية إنشاء إصدارات جديدة، وكيفية إدارة المستندات التي تم استبدالها.
يستخدم Document Ocean 360 نموذجاً قائماً على الإصدارات لتتبع التغييرات على المستندات عبر الزمن. يُعدّ فهم آلية عمل النسخ والإصدارات أمراً ضرورياً للحفاظ على دقة التحكم في الوثائق في المشاريع الهندسية.
النسخ مقابل الإصدارات
تمييز رئيسي: النسخ مقابل الإصدارات
النسخة هي نقطة حفظ داخلية — تُنشأ تلقائياً في كل مرة يُعاد فيها رفع ملف أو تعديل بيانات وصفية ضمن نفس الإصدار. النسخ خفيفة الوزن وتُستخدم لتتبع التغييرات التدريجية خلال مرحلة الصياغة.
الإصدار هو تغيير رسمي ومُتحكَّم فيه. يُنشئ إدخالاً جديداً في سجل المستندات برمز إصدار جديد (مثل: A → B، أو 01 → 02). للإصدارات أهمية إجرائية في سير العمل — تمر بمراحل المراجعة والموافقة، ويُصبح الإصدار السابق منتهي الصلاحية.
فكر في الأمر هكذا: النسخ للصياغة، الإصدارات للإصدار الرسمي.
رموز الإصدار
يمكن للمشاريع تهيئة نظام ترميز الإصدارات في إعدادات المشروع. تشمل الأنظمة الشائعة:
- أبجدي: A، B، C، D… (يُستخدم عادةً للإصدارات التمهيدية/IFC)
- رقمي: 01، 02، 03… (يُستخدم عادةً للإصدارات كما بُنيت وما بعد الموافقة)
- مركّب: P1، P2… للتمهيدي، ثم 0، 1، 2… للإصدارات المعتمدة
يفرض النظام رموز الإصدار المتسلسلة — لا يمكن تخطي رموز أو إعادة استخدام رمز سابق.
إنشاء إصدار جديد
عندما يحتاج مستند إلى تحديث رسمي — مثل دمج تعليقات المراجعة، أو تغييرات التصميم، أو تعديلات كما بُنيت — أنشئ إصداراً جديداً.
فتح صفحة تفاصيل المستند
انتقل إلى المستند الذي تريد مراجعته وافتح صفحة تفاصيله من سجل المستندات.
النقر على 'إصدار جديد'
في قائمة إجراءات المستند، انقر على إصدار جديد. هذا الخيار متاح فقط للمستندات بحالة معتمد — ينبغي تحديث المستندات في حالة المسودة في مكانها.
رفع الملف الجديد
اختر الملف المحدَّث من جهازك. يُعيِّن النظام تلقائياً رمز الإصدار التالي في التسلسل.
تحديث البيانات الوصفية
راجع وحدِّث أي حقول بيانات وصفية تغيرت. يتيح حقل وصف الإصدار تلخيص ما تغيّر في هذا الإصدار.
إرسال الإصدار
انقر على إرسال لإنشاء الإصدار الجديد. يُصبح الإصدار السابق منتهي الصلاحية تلقائياً، ويدخل الإصدار الجديد حالة المسودة جاهزاً للمراجعة.
حالات الإصدار
يمر كل إصدار بالحالات التالية خلال دورة حياته:
- مسودة — أُنشئ الإصدار لكن لم يُقدَّم للمراجعة بعد. لا يزال بالإمكان تعديل الملف والبيانات الوصفية.
- معتمد — اجتاز الإصدار المراجعة وهو الإصدار النشط الحالي من المستند.
- Superseded — يوجد إصدار أحدث. يُحتفظ بهذا الإصدار لأغراض التتبع لكنه لم يعد النسخة النشطة.
المستندات المنتهية الصلاحية
لا تحذف الإصدارات المنتهية الصلاحية
لا تُحذف الإصدارات المنتهية الصلاحية أبداً من Document Ocean 360. تُحتفظ بها بصورة دائمة كجزء من مسار تدقيق المستند. يُعدّ هذا أمراً بالغ الأهمية للامتثال التنظيمي وتسوية النزاعات وفهم تطور قرارات التصميم. لا يمتلك المسؤولون القدرة على حذف الإصدارات المنتهية الصلاحية — وهذا ضمان تصميمي مقصود في النظام.
عندما يصبح إصدار منتهي الصلاحية:
- يبقى مرئياً في تبويب سجل الإصدارات في صفحة تفاصيل المستند
- يُخفى من السجل الرئيسي افتراضياً (يعرض السجل الإصدار الأخير فقط)
- لا يزال يمكن تنزيله ومعاينته للرجوع إليه
- بياناته الوصفية وسجل نشاطه محفوظان بالكامل للقراءة فقط
أعمدة سجل الإصدارات
جدول سجل الإصدارات
المعرّف المتسلسل لهذا الإصدار (مثل: A، B، 01). يُعيَّن تلقائياً وفق نظام ترميز الإصدارات في المشروع.
الحالة الحالية لهذا الإصدار — مسودة، معتمد، أو منتهي الصلاحية.
المستخدم الذي أنشأ هذا الإصدار برفع الملف الجديد.
التاريخ والوقت اللذان أُنشئ فيهما هذا الإصدار.
ملخص بما تغيّر في هذا الإصدار مقارنةً بالإصدار السابق.
رابط تنزيل للملف المرتبط بهذا الإصدار تحديداً.
مقارنة الإصدارات
من تبويب سجل الإصدارات، يمكنك اختيار أي إصدارين لعرضهما جنباً إلى جنب. هذا مفيد بشكل خاص لمراجعة التغييرات بين الإصدار المعتمد الحالي والمسودة الجديدة قبل تقديمها للمراجعة.