إنشاء مراسلة

المراسلة هي سجل رسمي للمستندات المُرسَلة من طرف إلى آخر. في قطاعات الهندسة والبناء والصناعات الخاضعة للتنظيم، تُعدّ المراسلات دليلاً على أن مستندات محددة — بمراجعات محددة — قد صدرت رسمياً إلى المستلِم، مما يُنشئ سلسلة موثّقة لحيازة المستندات تحمي المُرسِل والمستلِم على حدٍّ سواء.

يُؤتمت Document Ocean 360 عملية المراسلة بالكامل: من توليد أرقام المراسلات المتسلسلة، وإرفاق مراجعات المستندات الصحيحة، وإخطار المستلِمين، وتتبع الإقرار — كل ذلك من نموذج واحد.

من يمكنه إنشاء المراسلات

Contributor

يستطيع فقط المستخدمون الذين يحملون دور Contributor (أو أعلى) إنشاء المراسلات وإصدارها. لا يمكن للمشاهدين بدء المراسلات.

فهم أغراض المراسلة

يجب أن تحدد كل مراسلة غرضاً — السبب الذي تُصدر من أجله المستندات. يساعد ذلك المستلِم على فهم الإجراء المطلوب منه (إن وُجد):

• للمراجعة — مستندات مُرسَلة لمراجعة المستلِم والتعليق عليها. المرجو تقديم الملاحظات.
• للموافقة — مستندات مُرسَلة للحصول على موافقة رسمية قبل الانتقال إلى المرحلة التالية.
• للإحاطة — مستندات مشتركة للرجوع إليها فحسب. لا يُطلب من المستلِم اتخاذ أي إجراء.
• للتنفيذ — مستندات معتمدة للتنفيذ تُصدر للاستخدام في الموقع.
• كما تم تنفيذه — المستندات النهائية الفعلية تُصدر بعد اكتمال البناء.
• للأرشفة — مستندات تُصدر لأغراض الحفظ والتوثيق.

كيفية إنشاء مراسلة

حقول نموذج المراسلة

ما يحدث بعد الإرسال

بمجرد إرسال المراسلة:

1. يتلقى المستلِم إشعاراً بالبريد الإلكتروني يحتوي على رابط لعرض المستندات وتنزيلها.
2. تتغير الحالة من مسودة إلى صادر .
3. يُنشأ سجل نشاط بطابع زمني وهوية المُرسِل.
4. تُسجَّل المستندات المُضمَّنة في مقابل هذه المراسلة لضمان إمكانية التتبع الكامل.

إذا كان تاريخ استحقاق محدداً، سيُعلّم النظام المراسلة تلقائياً بـ متأخر إذا لم يُقرّ بها المستلِم قبل الموعد النهائي.

الخطوات التالية