الإقرار بالمراسلات

عندما تصدر إليك مستندات رسمياً عبر مراسلة، يتتبع Document Ocean 360 ما إذا كنت قد أقررت بالاستلام. الإقرار خطوة محورية في عملية ضبط المستندات — إذ ينشئ سجلاً قابلاً للتحقق يثبت أن المستندات الصحيحة، بالمراجعات الصحيحة، قد استلمها الطرف المقصود.

من يستلم المراسلات

يتلقى كل مستخدم مُدرَج بوصفه مستلِماً في مراسلة إشعاراً. يشمل ذلك:

Contributor Approver Project Admin

المستلِمون هم في العادة مقاولون خارجيون أو مستشارون أو أعضاء فريق داخليون من أقسام أخرى. لا تحتاج إلى أي أذونات خاصة للإقرار بمراسلة — يكفي أن تكون المستلِم المحدد.

كيفية الإقرار بمراسلة

بعد الإقرار، تتغير حالة المراسلة من صادر إلى تم الإقرار ، ويُضاف إدخال إلى سجل النشاط مرئي لكل من المُرسِل والمستلِم.

فهم حالات المراسلة

بوصفك مستلِماً، ستصادف هذه الحالات على المراسلات الموجهة إليك:

• صادر — صدرت المراسلة وهي بانتظار إقرارك. الإجراء مطلوب.
• تم الإقرار — أكّدت الاستلام. لا يلزم اتخاذ إجراء آخر بشأن المراسلة.
• متأخر — حدّد المُرسِل موعداً نهائياً للإقرار وقد انقضى. يُنصح باتخاذ إجراء فوري.

التعامل مع المراسلات المتأخرة

تظل المراسلات المتأخرة فعّالة بالكامل — يمكنك الاطلاع عليها وتنزيلها والإقرار بها في أي وقت. العلامة المتأخرة آلية تتبع وليست قفلاً. بمجرد الإقرار، تتغير الحالة إلى تم الإقرار ، لكن سجل النشاط سيعكس أن الإقرار جاء بعد تاريخ الاستحقاق.

ما يحدث عندما تصبح المراسلة متأخرة

1. تتغير حالة المراسلة من صادر إلى متأخر .
2. يتلقى المُرسِل إشعاراً بأن المراسلة متأخرة.
3. يمكن لمدراء المشاريع الذين لديهم صلاحية الإشراف رؤية جميع المراسلات المتأخرة في لوحة تحكم المشروع.
4. يظهر عدد المراسلات المتأخرة في تقارير المشروع وملخصات الامتثال.

أفضل الممارسات للمستلِمين

• الإقرار بسرعة — حتى لو لم تراجع كل مستند بالتفصيل، أقرّ بالاستلام لتأكيد التسليم. يمكن أن تجري المراجعة بشكل منفصل.
• التحقق من أكواد المراجعات — تحقق من أن المراجعات المدرجة تطابق ما توقعته. إذا بدا شيء ما خاطئاً، تواصل مع المُرسِل قبل الإقرار.
• التنزيل للوصول غير المتصل — إذا كنت تعمل في الموقع أو في مناطق ذات اتصال محدود، نزّل حزمة المستندات الكاملة قبل المغادرة.
• متابعة إشعاراتك — تصل إشعارات المراسلات عبر البريد الإلكتروني وداخل التطبيق. راجع كلتا القناتين بانتظام لتجنب تفويت المواعيد النهائية.

الوثائق ذات الصلة