أوراق التعليقات
أوراق التعليقات في Document Ocean 360 هي السجل الرسمي لعملية الموافقة بصيغة PDF — مُقسَّمة بمعدل صفحة لكل مُعتمِد، وقابلة للتهيئة من قالب المؤسسة، وتدعم اللغة العربية بالكامل.
ورقة التعليقات هي السجل الرسمي بصيغة PDF الخاص بعملية الموافقة. وهي مُخرَج خاص بالموافقة فقط: ينشئها المُعتمِدون أثناء تنفيذهم لخطوة الموافقة في سير العمل — ولا تُنشأ أبداً من قائمة ⋮ الخاصة بالمستند، ولا تظهر في تبويب المرفقات. عندما يضيف عدة مُعتمِدين تعليقاتهم، تُجمَع أقسامهم في ملف PDF واحد: رأس مشترك للمستند، ثم صفحة لكل مُعتمِد. تظهر النتيجة تحت تبويب ورقة التعليقات الخاص بالمستند.
هذا يحل محل النموذج القديم للورقة الفردية
كانت الإصدارات السابقة تنشئ ورقة تعليقات واحدة لكل مستند من قائمة إجراءات المستند. لم يعد هذا المسار متاحاً. تُنتَج أوراق التعليقات الآن فقط كجزء من سير عمل الموافقة، من قِبل المُعتمِدين أنفسهم.
دورة الحياة في لمحة
تعيين الإعداد الافتراضي
يقرر مسؤول المؤسسة ما إذا كانت خطوات الموافقة تتيح ورقة تعليقات. ترث المشاريع هذا الإعداد الافتراضي ويمكنها تجاوزه.
يختار المُبادِر لكل خطوة
يرى من يبدأ سير العمل مفتاح تبديل 'السماح بورقة التعليقات' لكل خطوة موافقة (مُعبَّأ مسبقاً من الإعداد الافتراضي) ويضبطه وفق الحاجة.
يكتب كل مُعتمِد قسمه
في خطوة الموافقة الخاصة به، يكتب المُعتمِد قسماً (تسمية، اسم عرض، تعليقات بنص منسَّق)، يعاينه، ثم يوافق أو يرفض — مما يُقفل القسم.
إعادة إنشاء الورقة المُجمَّعة
مع انتهاء كل مُعتمِد، تُعاد تلقائياً ورقة التعليقات المُجمَّعة للمستند وتُعرض تحت تبويب ورقة التعليقات.
إعدادات المؤسسة
Adminيضع مسؤولو المؤسسة الإعدادات الافتراضية التي يرثها كل مشروع وسير عمل، تحت الإعدادات → المؤسسة.
إعدادات ورقة التعليقات على مستوى المؤسسة
الإعداد الافتراضي على مستوى المؤسسة لتحديد ما إذا كانت خطوات الموافقة تتيح ورقة تعليقات. يرث كل مشروع وسير عمل هذا الإعداد ما لم يُتجاوَز.
المظهر الافتراضي لملف PDF لكامل المؤسسة — انظر حقول القالب أدناه.
يتحكم القالب في مظهر ملف PDF:
خيارات القالب
العنوان المطبوع في أعلى كل ورقة.
عمودي أو أفقي.
ترتيب حقول الرأس في عمود واحد أو عمودين.
إظهار أو إخفاء شعار مؤسستك على الورقة.
يُطبَّق على العناوين والفواصل للحفاظ على هوية بصرية متسقة.
نص حر يُطبَع في أسفل كل صفحة.
إظهار أو إخفاء أرقام الصفحات.
حقول المستند التي تظهر في الرأس — رقم المستند، العنوان، الإصدار، الحالة، المشروع، التاريخ، وما شابه.
تجاوزات المشروع
Project Adminيمكن لكل مشروع تجاوز الإعدادات الافتراضية للمؤسسة تحت المشروع → تهيئة المشروع.
- ورقة التعليقات في خطوات الموافقة — اختر توارث (اتباع الإعداد الافتراضي للمؤسسة، بحيث تنعكس التغييرات اللاحقة تلقائياً)، أو تشغيل، أو إيقاف لهذا المشروع.
- قالب ورقة التعليقات — تجاوز قالب المؤسسة اختيارياً لهذا المشروع، أو إعادة التوارث منه. هذا مفيد عندما يتطلب مشروع مشترك أو عقد عميل هوية بصرية مختلفة.
مُبادِر سير العمل
Contributorعند بدء سير عمل وتعيين الخطوات، تعرض كل خطوة موافقة مفتاح تبديل السماح بورقة التعليقات. (لا يظهر هذا المفتاح على خطوات المراجعة، أو التوقيع، أو الإقرار.) يكون المفتاح مُعبَّأ مسبقاً من الإعداد الافتراضي للمشروع/المؤسسة؛ اضبطه لكل خطوة حسب الحاجة. عندما يكون في وضع التشغيل، يمكن لمُعتمِد تلك الخطوة إرفاق قسم في ورقة التعليقات.
قسم المُعتمِد
Approverعندما يحين دورك في خطوة موافقة تكون فيها أوراق التعليقات مُفعَّلة، يظهر محرّر قسم ورقة التعليقات في لوحة الموافقة:
محرّر القسم
عنوان مختصر لقسمك، مثل: 'مراجعة كهربائية'.
يُعيَّن افتراضياً باسمك الحقيقي. يمكنك تعديله (مثلاً إذا كنت تراجع نيابةً عن شخص آخر) أو حذفه بالكامل.
محرّر نص منسَّق لملاحظات مراجعتك.
يحفظ مسودتك ويعرض معاينة PDF لقسمك.
يحذف مسودة قسمك.
يمكنك التعديل وإعادة الإنشاء بقدر ما تشاء حتى تُرسِل قرار الموافقة/الرفض — عندها يُقفَل قسمك وينضم إلى ورقة التعليقات المُجمَّعة للمستند. يُحفَظ آخر نص أدخلته تلقائياً عند اتخاذ قرارك، لذا لا يضيع شيء إن نسيت النقر على حفظ. حتى تُقفِله، مسودتك خاصة بك وحدك.
من يمكنه إضافة قسم
يجب أن تكون الخطوة خطوة موافقة مع تشغيل المفتاح، وأن تكون المُعيَّن لتلك الخطوة (أو من فُوِّضت إليه)، وأن يكون دورك في المشروع مُعتمِداً أو أعلى.
أين تظهر الورقة
/documents/:id → Comment Sheet tab - تبويب ورقة التعليقات في المستند — ملف PDF المجمَّع (رأس مشترك بالإضافة إلى صفحة لكل مُعتمِد)، يُعاد إنشاؤه مع انتهاء كل مُعتمِد. نزِّله من هناك.
- ليس في تبويب المرفقات — ذلك التبويب مخصص فقط للملفات التي يرفعها الأشخاص.
اللغة العربية
تُصيِّر أوراق التعليقات اللغة العربية بشكل صحيح — حروف متصلة (مُشكَّلة)، وتخطيط من اليمين إلى اليسار، مع الحفاظ على الترتيب الصحيح للأرقام والرموز والتواريخ المضمَّنة — باستخدام محرك نصوص PDF ذاته المُستخدَم في تعليقات سير العمل التوضيحية. لا يلزم أي تهيئة إضافية.